Um eine neue Verteilregel zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie im Archive-Baum das Verzeichnis, für das Sie eine Regel erstellen wollen, und anschließend in der Menüleiste »Aktionen -> Regeln« oder klicken Sie das Archive mit der rechten Maustaste an und wählen »Regeln« aus dem Menü. Es öffnet sich das Dialogfenster "Regeln".
  
• Klicken Sie auf die Schaltfläche »Hinzufügen«, um eine neue Regel anzulegen. Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie mit »OK«. Die neu angelegte Regel erscheint nun in der Liste.
  Sie können mit der Schaltfläche »Kopieren« den markierten Eintrag duplizieren, um auf dieser Grundlage eine ähnliche Regel zu erstellen. Mit »Bearbeiten« können Sie die Eigenschaften verändern und mit der Schaltfläche »Löschen« wird die markierte Regel entfernt. Der Schalter »Verteilung deaktivieren« kann verwendet werden, um eine Regel zeitweise außer Kraft zu setzen, ohne sie löschen zu müssen. »Als Kopie verteilen« verschiebt die Nachricht nicht, sondern sendet eine Kopie an den (die) Empfänger.
  
• Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf »Hinzufügen«, um eine weitere Verteilregel zu erstellen oder beenden mit »OK«.

Konfigurationsmöglichkeiten zu den einzelnen Registerkarten entnehmen Sie folgenden Links:

• Bedingung
  
• Ziel
  
• Zeitraum
  
• Weiterleiten
  
• Autoreply
  

Registerkarte "Bedingung"
Auf der Registerkarte "Bedingung" befinden sich drei Felder zur Spezifizierung Ihrer Verteilregel.

Wenn Sie »Generell umleiten« wählen, werden alle empfangenen Nachrichten grundsätzlich verteilt. Einträge in den Vergleichsfeldern bleiben unberücksichtigt und werden grau dargestellt.

Aus dem ersten Listenfeld wählen Sie durch Mausklick auf den Pfeil eine Option aus, nach der verteilt werden soll. Wenn Sie z.B. alle Nachrichten eines bestimmten Absenders verteilen möchten, wählen Sie den Eintrag »Von (Absender)«. Im nächsten Listenfeld wählen Sie einen der Operatoren "gleich", "ungleich", "kleiner" oder "größer". In das letzte Feld tragen Sie das Verteilkriterium ein. In unserem Beispiel die eMail-Adresse oder Faxnummer des Absenders.

Welches Verteilkriterium ein Nachrichtenabsender besitzt, erfahren Sie, indem Sie eine bereits empfangene Nachricht in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste anklicken und »Eigenschaften« wählen. Auf der Registerkarte "Informationen" finden Sie u.a. das Verteilkriterium.

Sie haben hier die Möglichkeit, Wildcards zu verwenden. Dadurch können Sie Begriffe einsetzen, die nur zum Teil mit dem Verteilkriterium übereinstimmen. Wenn Sie z.B. alle Nachrichten, die Sie aus München erhalten, automatisch verteilen möchten, so geben Sie als Verteilkriterium »089*« an, wobei der Stern stellvertretend für alle Ziffern nach »089« (für München) steht. Oder Sie geben »*tobit.com« ein, um alle mit der Endung »tobit.com« eintreffenden eMails automatisch zu verteilen. Wenn Sie alle Nachrichten verteilen möchten, bei denen ein bestimmtes Feld keinen Inhalt hat, so tragen Sie als Verteilkriterium ein:

<> *?*

Um weitere Spezifizierungen einzugeben (maximal fünf sind möglich), klicken Sie auf die Schaltfläche »Mehr« und füllen erneut die drei Felder aus. Die Zeilen Ihrer Verteilregel sind standardmäßig durch den Operator "oder" verknüpft, d.h., eine Nachricht wird dann verteilt, wenn entweder die erste oder die zweite Spezifizierung zutrifft. Durch einen Mausklick auf »oder« am Ende der ersten Zeile wechselt der Operator zu "und". Jetzt müssen beide Spezifikationen gleichzeitig zutreffen, damit die Nachricht verteilt wird. Ein Mausklick auf die Schalftfläche »Weniger« löscht die letzte Zeile.

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Registerkarte "Ziel"
Wählen Sie »Benutzer...«, um Nachrichten an einen Benutzer zu versenden. Es öffnet sich die Liste aller verfügbaren Benutzer, an die Sie die Nachricht versenden können. Wählen Sie einen Empfänger aus und bestätigen Sie mit »OK«. Das Dialogfenster wird geschlossen und der ausgewählte Benutzer in der Liste angezeigt. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie weitere Empfänger eintragen möchten.

Alternativ wählen Sie »Hinzufügen«, um die Nachricht in ein anderes Archive zu verteilen. Es öffnete sich ein Fenster mit allen für Sie verfügbaren Archives. Natürlich können Sie auch einen Benutzer und ein Archive angeben. Dann wird die Nachricht in zwei Zielarchives verteilt.

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Registerkarte "Zeitraum"
Auf dieser Karte wird der Zeitraum bestimmt, in dem die Verteilregel gelten soll. Geben Sie in das Feld die gewünschte Zeitspanne ein. Die Schaltfläche »Immer« erzeugt ein Minuszeichen im Eingabefeld, was bedeutet, dass die Regel ohne zeitliche Einschränkungen gültig ist. Mit »Von...« und »Bis...« können Sie Anfangs- und Endpunkt für die Gültigkeit der Verteilregel festlegen. Es öffnet sich ein Kalenderblatt, aus dem die jeweilige Zeit ausgewählt werden kann.

Registerkarte "Weiterleiten"

• Weiterleiten aktivieren
  Aktivieren Sie den Schalter, um Nachrichten an weitere Empfänger zu versenden. Hier besteht die Möglichkeit, die Nachricht auch an externe Empfänger zu verschicken und/oder die Dokumentenart beim Versenden zu wechseln.
• Weiterleiten an
  In das Feld »Weiterleiten an« tragen Sie die Zieladresse ein.
• Weiterleiten als
  Wählen Sie aus der Liste den Dokumenttyp für die Nachricht. Dieser muss natürlich zur Zieladresse passen. D.h., zum Typ eMail gehört auch eine eMail-Adresse und zum Typ Fax eine Faxnummer. Diese Funktion wird als "XMedia" bezeichnet (s.u.).
• Ohne Dateianhang
  Der Schalter wird aktiviert, wenn an Nachrichten angehängte Dateien nicht mitversendet werden sollen.
• Nur Betreff
  Aktivieren Sie den Schalter »Nur Betreff«, wenn statt der gesamten Nachricht nur den Betreff versendet werden soll.

  Das Fenster "Includedateien" ermöglicht Ihnen das Voranstellen oder Anhängen von Texten, die in Vorlagen abgespeichert sind. Klicken Sie auf das Vorlagen-Symbol neben den Eingabefenstern »Vor Original-Nachricht« bzw. »Nach Original-Nachricht« und wählen Sie die gewünschten Vorlagen aus der Liste aus. Wie Sie Vorlagen anlegen können,

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Registerkarte "Autoreply"
Eintreffende Nachrichten können vom Tobit InfoCenter automatisch mit einem von Ihnen festgelegten Standardtext beantwortet werden. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie im Urlaub sind und an Sie adressierte Nachrichten zur Bearbeitung an Ihre Vertretung weitergeleitet werden. Um den Absender davon in Kenntnis zu setzen, können Sie ein so genanntes "Autoreply" einrichten.

Aktivieren Sie dazu den Schalter »Autoreply aktivieren«. Setzen Sie den Schalter »Originalnachricht zurücksenden«, wenn Sie den empfangenen Original-Nachrichtentext zurücksenden möchten, um dem Empfänger mitzuteilen, worauf sich die Autoreply-Nachricht bezieht. Mit der Option »Absender ersetzen« können Sie die Absender-eMailadresse der Autoreply-Nachricht vor dem Versand durch eine andere eMail-Adresse ersetzen lassen, z.B. durch die Ihrer Vertretung.

"Includedateien" geben Ihnen die Möglichkeit, oberhalb und/oder unterhalb des Original-Nachrichtentextes jeweils eine Textpassage einzufügen, die z.B. einige erklärende Worte oder einen allgemeinen Hinweis enthält. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Symbol. Es öffnet sich das Auswahlfenster "Vorlagen". Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Datei aus. Zur Kontrolle können Sie über das Symbol »Vorschau« eine Vorschau unterhalb der Liste einblenden. Das Symbol »Einfügen und Schließen« beendet Ihre Auswahl und schließt das Dialogfenster. Um eine neue Vorlage zu erstellen,

Sowohl beim Weiterleiten einer eMail also auch beim Autoreply auf eine eMail werden die Parameter der eingehenden eMail auf die ausgehende eMail übertragen, z.B. Hintergrund, Schriftart, usw. Eine Nachricht, die nicht HTML-formatiert empfangen wird, wird entsprechend auch unformatiert zurückgesendet.

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Hinweis:
Informationen zum Thema "Erstellen einer Verteilregel über den Assistenten" finden Sie im KnowledgeBase Article Q-101.400.