| Durch die Eingabe vordefinierter Befehle können Sie diesen Vorgang ganz bequem über die Seriendruckfunktion Ihrer Textverarbeitung tätigen. Anhand der Textverarbeitung Microsoft Word wir im folgenden aufgezeigt, wie einfach es ist aus einem Serienbrief ein Serienfax zu generieren.
Serienbrief erstellen
Verfassen Sie zunächst in einem neuen Worddokument den Text, den alle zu versendenden Serienfaxdokumente enthalten sollen:
- Wählen Sie nun über den Menüpunkt "Extras" die Funktion "Seriendruck".
- Klicken Sie nun unterhalb von "Hauptdokument" auf "Erstellen" und anschließend aus "Serienbrief".
- Wenn Sie nun auf "Aktives Fenster" klicken, wird das aktive Dokument mit Ihrem Text zum Hauptdokument Ihres Seriendruckes.
- In den folgenden Schritten müssen Sie nun die Datenquelle aufrufen, die Seriendruckfelder einfügen und das Hauptdokument mit der Datenquelle verbinden.
Öffnen der Datenquelle
Falls Sie den "Seriendruck Manager" verlassen haben, wählen Sie erneut über den Menüpunkt "Extras" den Unterpunkt "Seriendruck":
- Unter Punkt 2 "Datenquelle" wählen Sie nun "Daten importieren".
- Falls bereits eine Datenquelle vorhanden ist, wählen Sie nun "Datenquelle öffnen" und Sie gelangen in ein Auswahlfenster Ihres Explorers.
- Wählen Sie an dieser Stelle das Dokument mit den entsprechenden Datensätzen (Name, Anschrift, Fax, ...) und bestätigen Sie mit öffnen.
- Es folgt die Aufforderung, Seriendruckfelder einzufügen.
Seriendruckfelder einfügen
Wählen Sie nun den Punkt "Hauptdokument bearbeiten" und fügen Sie die gewünschten Seriendruckfelder ein:
- Dies kann bequem über die Symbolleiste "Seriendruck" und dem Punkt "Seriendruckfeld einfügen" geschehen.
- Das sich öffnende Pull-Down-Menü bietet Ihnen alle aus der Datenquelle verfügbaren Seriendruckfelder (z.B. Anschrift, Name, ...).
- Nachdem alle Seriendruckfelder eingefügt sind, speichern Sie das Dokument zunächst ab.
Serienfaxfunktion einfügen
Um aus dem bisherigen Seriendruck nun ein Serienfax zu generieren, bedarf es lediglich zweier zusätzlicher Einträge in Ihrem Dokument:
- Zunächst müssen Sie an einer beliebigen Stelle im Dokument den Eintrag
einfügen.
- Tragen Sie direkt darunter den folgenden DvISE Befehl mit dem entsprechenden Datenfeld ein:
- Anstelle der Bezeichnung tragen Sie die Bezeichnung des Seriendruckfelds ein, das die Faxnummer repräsentiert.
- Die beiden @@-Befehlszeilen werden während des Versendens automatisch vom Server ausgelesen und sind für den Empfänger anschließend nicht mehr sichtbar.
Seriendruck/-fax durchführen
Um nun Ihr Serienfax abzuschicken, müssen Sie lediglich erneut unter "Extras" den Punkt "Seriendruck" aufrufen:
- Unter Punkt 3 "Daten mit dem Dokument zusammenführen" finden Sie den Button "Ausführen".
- In dem folgenden Dialogfenster wählen Sie unter "Seriendruck in" die Option "Drucker" und betätigen dann den Button "Zusammenführen".
- Nun gelangen Sie in Ihre Druckerauswahl, in der Sie "Tobit FaxWare" als Drucker angeben.
- Bestätigen Sie mit "OK" und das Serienfax ist versendet.
- Unter Umständen kann es sein, dass Sie das Fax nochmals unter "Versand" in Ihrem Tobit InfoCenter freigeben müssen.
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