Die persönliche Note zählt
Die Vorteile von personalisierten Faxen oder Anschreiben liegen auf der Hand.
Der Empfänger fühlt sich direkt angesprochen und schenkt einem solchen Fax-
oder Brief-Dokument größere Aufmerksamkeit. Gerade im eMail-Bereich ist aber
das Zusenden von persönlich gestalteten Massensendungen immer noch die
Ausnahme. Somit besteht hier noch einiges Potential, bei eMail-Empfängern für
eine positive Response zu sorgen.
Serien-eMail und Datenbank
Eine Serien-eMail wird zunächst in der gleichen Art und Weise erstellt, wie
ein Serien-Fax. Mit einer Textanwendung, die den Seriendruck in ein Text-Dokument beherrscht, wird ein neues Dokument angelegt. Dieses wird dann mit einer Seriendruck-Datenbank verbunden, in der mindestens für jeden Datensatz die jeweilige eMail-Adresse enthalten sein muss.
Die persönliche eMail
Die eMail wird in dem neu angelegten Dokument verfasst. Hierbei sollten
natürlich an entsprechenden Stellen innerhalb des eMail-Textes auch die
Seriendruckfelder zum Zuge kommen, so dass dadurch der persönliche Charakter
des Textes unterstrichen wird.
Befehle für den eMail-Versand
Der eigentliche Trick besteht nun darin, den Mailtext mit entsprechenden
@@-Kommandos zu erweitern, so dass aus dem erstellten Seriendruck-Dokument
einzelne eMail-Jobs erzeugt werden, die an die jeweilige eMail-Adresse
versendet werden. Der Aufbau des Serien-eMail-Dokumentes sieht wie folgt aus:
@@jobanfang@@
@@email@@
@@von absender@ihrefirma.de@@
@@an @@
@@betreff Betreff-Text@@
@@warten@@
eMail-Text unter Verwendung von unterschiedlichen Seriendruckfeldern z.B. für
die persönliche Anrede.
@@jobende@@
Einbinden von Tabellen in die Serien-eMail
Sofern Sie in Ihrer Serien-eMail auch Tabellen integrieren möchten, berücksichtigen Sie bitte den Folgenden Knowledgebase Artikel:
Q-100.626
Starten des Serien-eMail-Auftrages - über den FileScan Service
Nachdem das Serien-eMail-Dokument fertig gestellt ist, wird der Serien-"Druck"
in ein neues Dokument gestartet. Dadurch erhält man ein einzelnes Dokument,
das das Ergebnis der Zusammenführung des Serien-Dokumentes und der ausgewählten
Datensätze enthält. Dieses neue Dokument wird nun als MS-DOS-Text mit
Zeilenwechsel in dem David Server-Verzeichnis »\DAVID\IMPORT« gespeichert, sofern der Anwender die entsprechenden Rechte darauf besitzt. Zum Schluss wird jetzt noch der Name der Text-Datei in *.fax umbenannt und schon bereitet der David Service Layer die einzelnen enthaltenen eMail-Jobs zum Versenden auf. Im David.InfoCenter können jetzt im Versandaufträge Archive die einzelnen Jobs
kontrolliert und schließlich zum Versenden freigegeben werden. Über den
Versandstatus wird der Anwender in seinem persönlichen Ausgangs-Archive
informiert.
Starten des Serien-eMail-Auftrages - über die MAPI
Etwas komfortabler als der Seriendruck in ein neues Dokument ist die Auswahl "Seriendruck in: E-Mail". Über den Button Einrichten... muss in der Option: "Datenfeld mit Mail/Fax-Adresse:" das entsprechende Seriendruckfeld ausgewählt werden, in dem die Empfängeradressen abgelegt sind.
Bei Bedarf kann auch hier die Betreff-Zeile deklariert werden. Ein anschließendes Betätigen des Buttons Verbinden bzw. Zusammenführen erstellt nun die eMail-Aufträge im Versandaufträge Archive des David.InfoCenters, sofern dieses als "Standardmanager für eMail" eingerichtet ist. Beachten Sie, dass hierbei nur die Optionen »Nur-Text« und »Anlage« unterstützt werden.
Weitere Möglichkeiten
Natürlich ließe sich der geschilderte Ablauf in großen Teilen automatisieren.
Dazu wird die in vielen Textverarbeitungssystemen integrierte
Makro-Sprache verwendet. Häufig lassen sich solche Makro-Automatismen auf schnell zu erreichende Symbolschaltflächen legen, um möglichst schnell auf die
Serien-eMail-Funktionen zurückgreifen zu können. |
